Създаването на списък със задачи е първата стъпка към свършване на работата. Но как да определите с какво да се захванете първо, когато нямате достатъчно време да направите всичко за един ден?
С ефективно приоритетизиране можете да увеличите производителността си и да гарантирате, че най-спешните ви задачи получават незабавно внимание.
Матрицата на Айзенхауер е инструмент за управление на задачи, който ви помага да правите разлика между спешни и важни задачи, за да можете да установите ефективен работен процес.
Какво представлява матрицата на Айзенхауер
Матрицата на Айзенхауер е начин за организиране на задачите по спешност и важност, така че да можете ефективно да приоритетизирате най-важната си работа.
Дуайт Д. Айзенхауер, 34-ият президент на Съединените щати и петзвезден генерал по време на Втората световна война, представя идеята, която по-късно ще доведе до Матрицата на Айзенхауер. В реч от 1954 г. Айзенхауер цитира неназован ректор на университет, който казва: Имам два вида проблеми – спешни и важни. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни.
Стивън Кови, автор на 7-те навика на високоефективните хора, взима думите на Айзенхауер и ги използва, за да разработи популярния сега инструмент за управление на задачи, известен като матрицата на Айзенхауер.
Матрицата на Айзенхауер е известна още като матрицата за управление на времето, кутията на Айзенхауер и матрицата спешно-важно. Този инструмент ви помага да разделите задачите си в четири категории: задачите, които ще направите първи, задачите, които ще планирате за по-късно, задачите, които ще делегирате, и задачите, които да изтриете.
Как да разграничим спешните от важните задачи
Спешно и важно може да изглеждат подобни думи, но когато ги анализираме от гледна точка на принципа на Айзенхауер, разликата между двете е от решаващо значение. Разграничаването между спешни и важни в матрицата на Айзенхауер може да ви помогне да определите към кои задачи трябва да преминете и с кои биха могли да се справят по-добре други членове на екипа.
Неотложните задачи изискват вашето незабавно внимание. Когато нещо е спешно, то трябва да се направи сега и има ясни последствия, ако не изпълните тези задачи в рамките на определен срок. Това са задачи, които не можете да избегнете и колкото по-дълго отлагате тези задачи, толкова повече стрес вероятно ще изпитате, което може да доведе до прегаряне.
Примерите за спешни задачи могат да включват:
- завършване на проект с краен срок в последния момент;
- обработка на спешна клиентска заявка;
- поправяне на спукана тръба във вашия апартамент.
Важните задачи може да не изискват незабавно внимание, но ви помагат да постигнете дългосрочните си цели. Това, че тези задачи са по-малко спешни, не означава, че нямат значение. Ще трябва внимателно да планирате, за да можете да използвате ресурсите си ефективно.
Примерите за важни задачи могат да включват:
- планиране на дългосрочен проект;
- професионална работа в мрежа за изграждане на клиентска база;
- редовни задължения и проекти за поддръжка.
След като научите как да правите разлика между спешни и важни задачи, можете да започнете да разделяте задачите си в четирите квадранта на матрицата на Айзенхауер.
Четирите квадранта на матрицата на Айзенхауер
Дълъг списък със задачи може да се стори непосилен, но целта на матрицата на Айзенхауер е да премине през тези задачи една по една и да ги раздели по квадрант. След като можете да видите задачите си в определените им категории, ще можете да ги планирате и да изпълните най-важната си работа.
Квадрант 1: Направи
Квадрант едно е квадрантът „да“ и тук ще поставите всички задачи, които са едновременно спешни и важни. Когато видите нещо в списъка си със задачи, което трябва да бъде извършено сега, има ясни последствия и засяга дългосрочните ви цели, поставете го в този квадрант. Не трябва да има съмнение кои задачи попадат в този квадрант, защото това са задачите, които са в предната част на ума ви и вероятно ви стресират най-много.
Квадрант 2: График
Втори квадрант е квадрантът „график“ и тук ще поставите всички задачи, които не са спешни, но все пак са важни. Тъй като те засягат вашите дългосрочни цели, но не е необходимо да бъдат изпълнени веднага, можете да планирате тези задачи за по-късно. Ще се заемете с тях веднага след като изпълните заложеното в първи квадрант. Можете да използвате различни съвети за управление на времето, за да ви помогнат да изпълните задачите в този квадрант.
Квадрант 3: Делегиране
Квадрант три е квадрантът „делегиране“ и тук ще поставяте всички задачи, които са спешни, но не са важни. Те трябва да бъдат изпълнени сега, но не засягат дългосрочните ви цели. Тъй като нямате лична привързаност към тези задачи и те вероятно не изискват вашия специфичен набор от умения за изпълнение, можете да ги делегирате на други членове на вашия екип. Делегирането на задачи е един от най-ефективните начини да управлявате работното си натоварване и да дадете на екипа си възможност да разшири своя набор от умения.
Квадрант 4: Изтриване
След като прегледате списъка си със задачи и добавите задачи към първите три квадранта, ще забележите, че са останали няколко задачи. Това са задачите, които не са били спешни или важни.
Тези маловажни, неспешни разсейвания просто ви пречат да постигнете целите си. Поставете тези оставащи елементи в списъка си със задачи в четвъртия квадрант, който е квадрантът за „изтриване“.
Сортирането на вашия списък със задачи е най-трудната част от матрицата на Айзенхауер, но веднъж сортирали вашите задачи, ще видите, как ще можете значително да улесните работата си. Позволете на матрицата на Айзенхауер да увеличи производителността ви, за да можете да постигнете целите си за по-малко време.
Матрицата на Айзенхауер е отличен помощник по пътя към духовното ви развитие, защото ще ви помогне да доведете мислите и задачите си до баланс и подреденост. А само в спокойния и балансиран ум може да дойде просветление.
Коментари